loading

ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

 

CÉGNÉV: Hering Rent Kft.

SZÉKHELY: 5100 Jászberény, Nagykátai út 19.

ADÓSZÁM: 11946078-2-16

CÉGJEGYZÉKSZÁM: 16-09-005865

KÉPVISELI: Heringné Terenyi Margit

 

Jelen Szabályzat a Társaság adatkezelési tevékenységének belső szabályait tartalmazza az Európai Parlament és Tanács (EU) 2016/679 rendeletének -(2016.04.27.) a természetes személyek személyes adatainak kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) – való megfelelés céljából.

 

A Szabályzat megállapítása és módosítása az ügyvezető hatáskörébe tartozik.

 

Jászberény, 2018. május 22.

 

 

                                                                                              …………………………………………….

                                                                                                              ügyvezető

 

 

TARTALOMJEGYZÉK

  1. I.                   fejezet – ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1.§ Bevezetés

2.§ A szabályzat célja

3.§ A szabályzat hatálya

4.§ Fogalommeghatározások

 

  1. II.                 fejezet – AZ ADATKEZELÉS JOGYSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

5.§ Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

 

  1. III.              fejezet – MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

6.§ Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás

7.§ Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés

8.§ Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok

9.§ E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

10.§ Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

11.§ A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

12.§ Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

13.§ GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés

14.§ Munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelés

15.§ Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés

 

  1. IV.              fejezet – SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

16.§ Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

17.§ Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai

18.§ Az ügyfélszolgálat telefonos hangfelvétel készítése

19.§ Látógatói adatkezelés a Társaság honlapján – Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról

20.§ Regisztráció a Társaság honlapján

21.§ Hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelés

22.§ Közösség irányelvek / Adatkezelés a Társaság Facebook oldalán

23.§ Ajándéksorsolás szervezésével kapcsolatos adatkezelés

24.§ Direkt marketing célú adatkezelés

 

  1. V.                fejezet – JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

25.§ Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

26.§ Kifizetői adatkezelés

27.§ A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

28.§ Adatkezelés pénzmosás elleni kötelezettségek teljesítése céljából

 

  1. VI.              fejezet -  ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

29.§ Adatbiztonsági intézkedések

 

  1. VII.           fejezet – ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

30.§ Adatvédelmi incidens fogalma

31.§ Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

32.§ Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

 

  1. VIII.         fejezet – AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI

33.§ Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól

34.§ Részletes tájékoztatás az érintett jogairól

 

  1. IX.              fejezet – AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE, AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI

35.§ Intézkedések az érintett kérelme alapján

 

  1. X.                fejezet – ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

36.§ A Szabályzat megállapítása és módosítása

37.§ Intézkedések a Szabályzat megismertetésére

 

MELLÉKLETEK:

  1.  Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez
  2. Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában
  3. Tájékoztató a munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogaikról
  4. Tájékoztató munkavállaló részére alkalmassági vizsgálatáról
  5. Látógatói tájékoztató kamerás megfigyelőrendszer alkalmazásáról
  6. Adatkezelési kikötés természetes személlyel kötött szerződéshez
  7. Hozzájáruló nyilatkozat jogi személy szerződő partnerek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai kezeléséhez
  8. Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. I.                   FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

 

1.§ Bevezetés

 

A Hering Rent Kft. kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét – a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések meghozatalával – úgy végzi, hogy az minden körülmények között feleljen meg az EU Parlament és Tanács 2016/679 rendeletének – (2016.04.27.) a természetes személyek személyes adatainak kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet , továbbiakban: rendelet) – továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011.évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek.

 

2.§ A Szabályzat célja

 

  1. A Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy a Hering Rent Kft. adatkezelő tevékenysége megfeleljen a rendeletnek, és az Infotv. rendelkezéseinek.

 

  1. A Szabályzat célja továbbá, hogy a rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5.cikk) való megfelelés társaságunk általi igazolására szolgáljon.

 

                

 

 

 

 

 

      3.§ A Szabályzat hatálya

  1. E Szabályzat hatálya természetes személyre vonatkozó személyes adatok általunk történő kezelésére terjed ki.

 

  1. Személyes adatok kezelését végző adatkezelő kategóriák:

2.1.         értékesítés: ajánlatkérés, értékesítési folyamat megkezdése során név, e-mail, telefonszám, személyt azonosító adatok kezelése kapcsolattartás, törvényes adatszolgáltatás céljából 16.§ és 27.§ alapján

2.2.         szervízszolgáltatás: autótulajdonos/megbízott név, e-mail telefonszám kezelése 21.§ és 27.§ alapján

2.3.         dm céljából: név, e-mail, telefonszám kezelése 21.§ és 23.§ alapján

2.4.         weboldal: név, e-mail, telefonszám kezelése 20.§ és 21.§ alapján

2.5.         munkaügyi, adó-, járulékbevallási, adatszolgáltatási kötelezettség: munkavállalók személyi azonosító adatai a 6.§, 7.§ és 25.§ alapján

2.6.         Pályázó, felvételre jelentkezők: név, e-mail, telefonszám, önéletrajzi adatok kezelése 8.§ alapján

 

  1. Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.
  2. A Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14))

4.§ Fogalommeghatározások

E szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom-meghatározásokat a rendelet 4.cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

  1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintett) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
  2. 2.     „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
  3. 3.     „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
  4. 4.     „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelyek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előre jelzésére használják;
  5. 5.     „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve, hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
  6. 6.     „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
  7. 7.     „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
  8. 8.     „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
  9. 9.     „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi  vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
  10. 10.           „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
  11. 11.           „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
  12. 12.           „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

 

  1. II.                 FEJEZET

AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA

 

5.§ Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján

 

  1. A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lapon kell kérni.
  2. Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett Cégünk internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.
  3. A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több cél is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni[u1] .
  4. Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik - pl. értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése – a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a rendeletet, kötelező erővel nem bír[u2] .
  5. A Hering Rent Kft. nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez[u3] .
  6. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását[u4] .
  7. Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti[u5] .
  8. Társaságunk a 2. számú melléklet szerinti általános adatkezelési tájékoztatóját a honlapján a láblécben elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adatik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra[u6]  jogosult személyérő, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Infotv. 6.§ (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell (pl: egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E tájékoztató elérhetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.
  9. A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést törvény határozta meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ez esetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjedni az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is[u7] .

 

  1. III.              FEJEZET

MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK

 

6.§ Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás

 

  1. A munkavállalóktól kizárólag olyan adatok kérhetők és tarthatók nyilván, valamint olyan munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatok végezhetők, amelyek munkaviszony létesítéséhez, fenntartásához és megszüntetéséhez, illetve a szociális-jóléti juttatások biztosításához szükségesek és a munkavállaló személyhez fűződő jogait nem sértik.
  2. A Hering Rent Kft. munkáltatói jogos érdekeinek érvényesítése (rendelet 6.cikk(1) bekezdése f)) jogcímén munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése céljából kezeli a munkavállaló alábbi adatait:

-         név,

-         születési név,

-         születési ideje, helye,

-         anyja neve,

-         lakcíme,

-         állampolgársága,

-         adóazonosító jele,

-         TAJ száma,

-         nyugdíjas törzsszám (nyugdíjas munkavállaló esetén),

-         telefonszám,

-         elektronikus cím (e-mail), (nem kötelező megadni)

-         személyi igazolvány száma,

-         lakcímet igazoló hatósági igazolvány száma,

-         bankszámla száma (dolgozó választása esetén bérutaláshoz),

-         munkába lépésének kezdő és befejező időpontja,

-         munkakör,

-         iskolai végzettséget, szakképzettséget igazoló okmány másolata,

-         fénykép,

-         önéletrajz,

-         munkabér összege, bérfizetéssel, egyéb juttatással kapcsolatos adatok,

-         jogviszonnyal összefüggő, jogszabályon alapuló adókedvezmények, juttatások adatai,

-         munkavállaló munkabéréből jogerős határozat vagy jogszabály, illetve írásbeli hozzájárulása alapján levonandó tartozást, illetve ennek jogosultsága,

-         munkavállaló munkájának értékelése,

-         munkaviszony megszűnésének módja, indoka (csak a munkáltató részéről kötelező az indoklás)

-         munkakörtől függően erkölcsi bizonyítvány,

-         munkaköri alkalmassági vizsgálatok összegzése,

-         magánnyugdíjpénztári és önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagság esetén a pénztár megnevezése, azonosító száma és a munkavállaló tagsági száma,

-         külföldi munkavállaló esetén útlevélszám, munkavállalási jogosultságot igazoló dokumentumának megnevezése és száma,

-         munkavállalót ért balesetek jegyzőkönyveiben rögzített adatokat,

-         jóléti szolgáltatás, kereskedelmi szálláshely igénybe vételéhez szükséges adatokat,

-         Társaságunknál biztonsági és vagyonvédelmi célból alkalmazott kamera és beléptető rendszer,

-         helymeghatározó rendszerek által rögzített adatokat.

 

  1. Betegségre és szakszervezeti tagságra vonatkozó adatokat a munkáltató csak a Munka törvénykönyvben meghatározott jog, vagy kötelezettség teljesítése céljából kezel[u8] .

 

  1. Személyes adatok címzettjei: a munkáltató vezetője, munkáltatói jogkör gyakorlója, a munkaügyi, adóbevallási feladatokat ellátó munkavállaló(k) és adatfeldolgozók.

 

  1. Amennyiben a Hering Rent Kft. tulajdonosi és munkáltatói jog gyakorlójának köre eltérő, a tulajdonosok részére csak a vezető állású munkavállalók személyes adatai továbbíthatók.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év.

 

  1. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a Munka Törvénykönyvén és a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítésén alapul.

 

  1. A munkáltató a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a jelen szabályzat 3. számú melléklete szerinti Tájékoztató átadásával tájékoztatja a munkavállalót személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról.

 

7.§ Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés

1. A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet a munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely a munkaviszony vonatkozó[u9]  szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges. A vizsgálat előtt részletesen tájékoztatni kell a munkavállalókat többek között arról, hogy az alkalmassági vizsgálat milyen készség, képesség felmérésére irányul, a vizsgálat milyen eszközzel, módszerrel történik. Amennyiben jogszabály írja elő a vizsgálat elvégzését, akkor tájékoztatni kell a munkavállalókat a jogszabály adatkezelési tájékoztatóját a szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.

2. A munkaalkalmasságra, felkészültségre irányuló tesztlapok a munkáltató mind a munkaviszony létesítése előtt, mind pedig a munkaviszony fennállása alatt kitöltetheti a munkavállalókkal.

3. Az egyértelműen munkaviszonnyal kapcsolatos, a munkafolyamatok hatékonyabb ellátása, megszervezése érdekében csak akkor tölthető ki a munkavállalók nagyobb csoportjával pszichológiai, vagy személyiségjegyek kutatására alkalmas tesztlap, ha az elemzés során felszínre került adatok nem köthetők az egyes konkrét munkavállalókhoz, vagyis anonim módon történik az adatok feldolgozása.

4. A kezelhető személyes adatok köre: a munkaköri alkalmasság ténye, és az ehhez szükséges feltételek.

5. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdeke.

6. A személyes adatok kezelésének célja: munkaviszony létesítése, fenntartása, munkakör betöltés[u10] .

7. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái:

-         a vizsgálati eredményt a vizsgált munkavállalók, illetve a vizsgálatot végző szakember ismerhetik meg.

-         a munkáltató csak azt az információt kaphatja meg, hogy a vizsgált személy a munkára alkalmas-e vagy sem, illetve milyen feltételek biztosítandók ehhez. A vizsgálat részleteit, illetve annak teljes dokumentációját azonban a munkáltató nem ismerheti meg.

 

8. A személyes adatok kezelésének időtartama: a munkaviszony megszűnését követő 3 év.

8.§ Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok

1. A kezelhető személyes adatok köre:

-  a természetes személy neve,

-   születési ideje, helye,

- anyja neve,

- lakcím,

- képesítési adatok,

- fénykép,

- telefonszám,

- e-mail,

- a jelentkezőről készített munkáltatói feljegyzés (ha van).

2. A személyes adatok kezelésének célja: jelentkezés, pályázat elbírálása, a kiválasztottal munkaszerződés kötése. Az értintettet tájékoztatni kell arról, ha a munkáltató nem őt választotta az adott állásra.

3. Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

4. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái:

- a Társaság munkáltatói jogok gyakorlására jogosult vezető,

- munkaügyi feladatokat ellátó,

- adatszolgáltatást, bevallást végző munkavállalók.

5. A személyes adatok tárolásának időtartama: a jelentkezés, pályázat elbírálásáig. A ki nem választott jelentkezők személyes adatait törölni kell. Törölni kell annak a pályázónak az adatait is, aki jelentkezését, pályázatát visszavonta.

6. A munkáltató csak az érintett kifejezett, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása alapján őrizheti meg a pályázatokat, feltéve, ha azok megőrzésére a jogszabályokkal összhangban álló adatkezelési célja elérése érdekében szükség van. E hozzájárulást a felvételi eljárás lezárását követően kell kérni a jelentkezőktől. A nevezett nyilatkozatot a Szabályzat 9. számú melléklete tartalmazza[u11] .

 

9.§ E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. Ha a Hering Rent Kft. e-mail fiókot bocsát a munkavállaló rendelkezésére, ehhez e-mail címet és fiókot a munkavállaló kizárólag munkaköri feladatai céljára használhatja, annak érdekében, hogy a munkavállalók ezen keresztül tartsák egymással a kapcsolatot, vagy a munkáltató képviseletében levelezzenek az ügyfelekkel, más személyekkel, szervezetekkel.

2. A munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra nem használhatja, a fiókban személyes leveleket nem tárolhat.

3. A munkáltató jogosult az e-mail fiók teljes tartalmát és használatát rendszeresen – 3 havonta – ellenőrizni, ennek során az adatkezelés jogalapja a munkáltató jogos érdeke. Az ellenőrzés célja az e-mail fiók használatára vonatkozó munkáltatói rendelkezés betartásának ellenőrzése, továbbá a munkavállalói kötelezettségek (Mt.8.§, 52.§) ellenőrzése.

4. Ellenőrzésre a munkáltatói jogok gyakorlója jogosult.

5. Amennyiben az ellenőrzés körülményei nem zárják ki ennek lehetőségét, biztosítani kell, hogy a munkavállaló jelen lehessen az ellenőrzés során[u12] .

6. Az ellenőrzés előtt tájékoztatni kell a munkavállalót arról, hogy

-  milyen munkáltatói érdek miatt kerül sor az ellenőrzésre,

- munkáltató részéről ki végezheti az ellenőrzést,

-  milyen szabályok szerint kerülhet sor ellenőrzésre,

- mi az eljárás menete,

- milyen jogai és jogorvoslati lehetőségei vannak az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban[u13] .

7. Az ellenőrzés során a fokozatosság elvét kell alkalmazni, így elsődlegesen az e-mail címéből és tárgyából kell megállapítani, hogy az a munkavállaló munkaköri feladatával kapcsolatos, és nem személyes célú. Nem személyes célú e-mailek tartalmát a munkáltató korlátozás nélkül vizsgálhatja.

8. Ha a jelen szabályzat rendelkezéseivel ellentétben az állapítható meg, hogy a munkavállaló az e-mail fiókot személyes célra használta, fel kell szólítani a munkavállalót, hogy a személyes adatokat haladéktalanul törölje[u14] . A munkavállaló távolléte, vagy együttműködésének hiánya esetén a személyes adatokat az ellenőrzéskor a munkáltató törli. Az e-mail fiók jelen szabályzattal ellentétes használata miatt a munkáltató a munkavállalóval szemben munkajogi jogkövetkezményeket alkalmazhat.

9. A munkavállaló az e-mail fiók ellenőrzésével együtt járó adatkezeléssel kapcsolatban e szabályzatnak az érintett jogairól szóló fejezetében írt jogokkal élhet[u15] .

 

10.§ Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

Társaságunk által a munkavállaló részére a munkavégzés céljára rendelkezésre bocsátott számítógépet, laptopot, tabletet a munkavállaló kizárólag munkaköri feladata ellátására használhatja, ezek magáncélú használatát a Társaság megtiltja, ezen eszközökön a munkavállaló semmilyen személyes adatot, levelezését nem kezelheti és nem tárolhatja. A munkáltató ezen eszközökön tárolt adatokat ellenőrizheti. ezen eszközök munkáltató általi ellenőrzésére és jogkövetkezményeire egyebekben az előbbi 9.§ rendelkezései irányadók.

11.§ A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. A munkavállaló csak a munkaköri feladatával kapcsolatos honlapokat tekintheti meg, a személyes célú munkahelyi internethasználatot a munkáltató megtiltja[u16] .

2. A munkaköri feladatként a Társaság nevében elvégzett internetes regisztrációk jogosultja a Társaság, a regisztráció során a Társaságra utaló azonosítót, jelszót kell alkalmazni. Amennyiben a személyes adatok megadása is szükséges a regisztrációhoz, a munkaviszony megszűnésekor azok törlését köteles kezdeményezni a Társaság.

3. A munkavállaló munkahelyi internethasználatát a munkáltató ellenőrizheti, amelyre és jogkövetkezményeire a 9.§ rendelkezési irányadók.

12.§ Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés

1. A munkáltató nem engedélyezi a céges mobiltelefon magáncélú használatát. A mobiltelefon csak munkavégzéssel összefüggő célokra használható, és a munkáltató valamennyi kimenő hívás hívószámát és adatait, továbbá a mobiltelefonon tárolt adatokat ellenőrizheti.

2. A munkavállaló köteles bejelenteni a munkáltatónak, ha a céges mobiltelefont magáncélra használta. Ez esetben az ellenőrzés akként folytatható le, hogy a munkáltató hívásrészletezőt kér a telefonszolgatótól és felhívja a munkavállalót arra, hogy a dokumentumon a magáncélú hívások esetében a hívott számokat tegye felismerhetetlenné. A munkáltató előírhatja, hogy a magáncélú hívások költségeit a munkavállaló viselje.

3. Egyebekben az ellenőrzésre és jogkövetkezményeire a 9.§ rendelkezései irányadók.

13.§ GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés

1. A GPS rendszer alkalmazásának jogalapja a munkáltatói jogos érdek, célja munkaszervezés, logisztika, munkavállalói kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése.

2. A kezelt adatok: gépjármű rendszáma, a megtett útvonal, távolság, gépjárműhasználat ideje.

3. Az ellenőrzés csak munkaidőben történhet és nem ellenőrizhető a munkavállalók földrajzi helyzete munkaidőn kívül. Egyebekben a munkáltatói ellenőrzésre és jogkövetkeményeire a 9.§ rendelkezései irányadók.

14.§ Munkahelyi be- és kiléptetéssel, valamint célzott eszközre bejelentkezéssel kapcsolatos adatkezelés

1. Beléptető rendszer (nem elektronikus) működtetése esetén tájékoztatást kell elhelyezni az adatkezelő személyéről és az adatok kezelésének módjáról[u17] . 

A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, lakcíme, gépkocsi rendszáma, belépés, kilépés ideje.

  1. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése.

 

  1. Az elektronikus megfigyelőrendszer adott területen történő alkalmazásának tényéről jól látható helyet, jól olvashatóan, a területen megjelenni kívánó harmadik személyek tájékozódását elősegítő módon figyelemfelhívó jelzést, tájékoztatást kell elhelyezni. A tájékoztatást minden egyes kamera vonatkozásában meg kell adni. Ez a tájékoztatás tartalmazza az elektronikai vagyonvédelmi rendszer által folytatott megfigyelés tényéről, valamint a rendszer által rögzített, személyes adatokat tartalmazó kép- és hangfelvétel készítésének, az adatok megismerésére jogosult személyek köréről, továbbá az érintettek jogaira és érvényesítésük rendjére vonatkozó rendelkezésiről szóló tájékoztatást is. A tájékoztatást jelen Szabályzat 5. számú mellléklete tartalmazza.

 

  1. A megfigyelt területre belépő harmadik személyekről (ügyfelek, látogatók, vendégek) kép és hangfelvétel a hozzájárulásukkal készíthető és kezelhető. A hozzájárulás ráutaló magatartással is megadható. Ráutaló magatartás különösen, ha az ott tartózkodó természetes személy a megfigyelt területre az oda kihelyezett elektronikus megfigyelőrendszer alkalmazásáról tájékoztató jelzés, ismertetés ellenére a területre bemegy.

 

  1. A rögzített felvételeket felhasználás hiányában maximum 3 (három) munkanapig őrizhetők meg. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép-, hang-, vagy kép- és hangfelvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként kívánják felhasználni.

 

  1. Az, akinek jogát vagy jogos érdekét a kép-, hang-, vagy a kép- és hangfelvétel adatának rögzítése érinti, a kép-, hang-, valamint kép- és hangfelvétel rögzítésétől számított három munkanapon belül jogának vagy jogos érdekének igazolásával kérheti, hogy az adatot annak kezelője ne semmisítse meg, illetve ne törölje[u18] .

 

  1. Nem lehet elektronikus megfigyelőrendszert alkalmazni olyan helyiségben, amelyben a megfigyelés az emberi méltóságot sértheti, így különösen az öltözőkben, zuhanyzókban, az illemhelyiségekben vagy például orvosi szobában, illetve az ahhoz tartozó váróban, továbbá az olyan helyiségben sem, amely a munkavállalók munkaközi szünetének eltöltése céljából lett kijelölve.

 

  1. Ha a munkahely területén jogszerűen senki sem tartózkodhat – így különösen munkaidőn kívül vagy a munkaszüneti napokon – akkor a munkahely teljes területe (így például az öltözők, illemhelyek, munkaközi szünetre kijelölt helyiségek) megfigyelhetők.

 

  1. Az elektronikus megfigyelőrendszerrel rögzített adatok megtekintésére törvényben erre feljogosítottakon kívül a jogsértések feltárása és a rendszer működésének ellenőrzése céljából a kezelő személyzet, a munkáltató vezetője és helyettese, továbbá a megfigyelt terület munkahelyi vezetője jogosult.

 

  1.  A Hering Rent Kft. szervízműhelyében végzett javítások adott munkára blokkoló óra alkalmazásával történő bejelentkezéssel valósul meg.

 

1. A kezelhető személyes adatok köre:

 

-  A természetes személy neve, gépkocsi rendszáma,

-  feladat indulási ideje (blokkolás kezdete),

-  a feladat befejezésének ideje (blokkolás vége),

-  elvégzett műveletek fajtái,

-   műveletenként ráfordítási idő,

-  napi munkaidőteljesítmény összesítése dolgozónként[u19] .

 

  1. Az adatkezelés jogalapja: a munkáltató jogos érdekeinek érvényesítése az optimális munkaidő-kihasználtság elérése érdekében.

 

  1. IV.              FEJEZET

SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK

 

16.§ Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása

 

  1. Társaságunk szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy

-         nevét,

-         születési nevét,

-         születési idejét,

-         igazolvány számát,

-         személyi igazolvány számát,

-         lakcímét,

-         bankszámlaszámát,

-         vevőszámát (ügyfélszámát, rendelésszámát,

-         online azonosítóját (ha van).

 

Ezen adatkezelés jogszerűnek minősül akkor is, ha az adatkezelés a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. A személyes adatok címzettjei:

-         a Társaság ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói,

-         könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói,

-         adatfeldolgozói.

A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 8 év.

 

  1. Az érintett természetes személlyel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés a szerződés teljesítése jogcímén alapul, az a tájékoztatás történhet a szerződésben is. Az érintettet személyes adatai adatfeldolgozó részére történő átadásáról tájékoztatni kell. A természetes személlyel kötött szerződéshez kapcsolódó adatkezelési kikötés szövegét jelen Szabályzat 6. számú melléklete tartalmazza.

 

17.§ Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai

1. A kezelhető személyek adatok köre:

- a természetes személy neve,

- címe,

- telefonszáma,

- e-mail,

- online azonosítója (ha van)

  1. A személyes adatok kezelésének célja: a Társaság jogi személy partnerével kötött szerződés teljesítése, üzleti kapcsolattartás. Jogalapja: az érintett hozzájárulása.

 

  1. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: a Társaság ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama: az üzleti kapcsolat, illetve az érintett képviselői minőségének fennállását követő 8 évig.

 

  1. az adatfelvételi lap mintáját jelen Szabályzat 7. számú melléklete tartalmazza. Ezen nyilatkozat az ügyféllel, vevővel, szállítóval kapcsolatban álló munkavállalónak ismertetnie kell az érintett személlyel és a nyilatkozat aláírásával kérnie kell hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. A nyilatkozatot az adatkezelés időtartamáig meg kell őrizni.

 

18.§ Az ügyfélszolgálat telefonos hangfelvétel készítése

  1. Cégünk az ügyfélszolgálatával történő telefonos kommunikációt az értékesítések, szolgáltatások teljesítése, illetve az arról való tájékoztatás céljából hangfelvétellel rögzíti. Ezen adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.

 

  1. A hangfelvétel készítéséről a hívás elején tájékoztatni kell, és hozzájárulását kérni. A hangfelvétel készítése kölcsönös érdek, amelyről azonban az érintett magánszemély ügyfél/képviselő lemondhat a hozzájárulását megtagadva. Ez azonban nem lehet akadálya az értékesítés, szolgáltatás teljesítésének.

 

  1. A telefonbeszélgetések rögzítésénél az alábbi adatokat tároljuk: telefonszám, hívás időpontja, a rögzített beszélgetés hangfelvétele, a beszélgetés során megadott személyes adatok.

 

  1. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalók.

 

  1. Telefonbeszélgetéseket 5 évig őrzünk meg. A rögzített hanganyagok telefonszám és a beszélgetés dátuma alapján visszakereshetők.

19.§ Látogatói adatkezelés Cégünk honlapján – Tájékoztatás sütik (cookie) alkalmazásáról

  1. A sütik (cookie-k) rövid adatfájlok, melyeket a meglátogatott honlap helyez el a felhasználó számítógépén. A cookie célja, hogy az adott infokommunikációs, internetes szolgáltatást megkönnyítse, kényelmesebbé tegye. Számos fajtája létezik, de általában két nagy csoportba sorolhatók. Az egyik az ideiglenes cookie, amelyet a honlap csak egy adott munkamenet során (pl.: egy internetes bankolás biztonsági azonosítása alatt) helyez el a felhasználó eszközén, a másik fajtája az állandó cookie (pl.: egy honlap nyelvi beállítása), amely addig a számítógépen marad, amíg a felhasználó le nem törli azt. Az Európai Bizottság irányelvei alapján cookie-kat (kivéve, ha azok az adott szolgáltatás használatához elengedhetetlenül szükségesek) csak a felhasználó engedélyével lehet a felhasználó eszközén elhelyezni.

 

  1. A felhasználó hozzájárulását nem igénylő sütik esetében a honlap első látogatása során kell tájékoztatást nyújtani. Nem szükséges, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő, ha a honlap üzemeltetői röviden összefoglalják a tájékoztatás lényegét, és egy linken keresztül utalnak a teljes körű tájékoztató elérhetőségére.

 

  1. A hozzájárulást igénylő sütik esetében a tájékoztatás kapcsolódhat a honlap első látogatásához is abban az esetben, ha a sütik alkalmazásával együtt járó adatkezelés már az oldal felkeresésével megkezdődik. Amennyiben a süti alkalmazására a felhasználó által kifejezetten kért funkció igénybevételéhez kapcsolódik, akkor a tájékoztatás is megjelenhet e funkció igénybevételéhez kapcsolódóan. Ebben az esetben sem szükséges az, hogy a sütikre vonatkozó tájékoztató teljes szövege megjelenjen a honlapon, elegendő egy rövid összefoglaló a tájékoztatás lényegéről, és egy linken keresztül utalás a teljes körű tájékoztató elérhetőségére.

 

  1. A honlapon a sütik alkalmazásáról a látogatót a 2. számú melléklet szerinti adatkezelési tájékoztatóban tájékoztatni kell. E tájékoztatóval a biztosítjuk, hogy a látogató a honlap információs társadalommal összefüggő szolgáltatásainak igénybevétel előtt és az igénybevétel során bármikor megismerhesse, hogy mely adatkezelési célokból mely adatfajtákat kezeljük, ideértve az igénybe vevővel közvetlenül kapcsolatba nem hozható adatok kezelését.

 

20.§ Regisztráció honlapunkon

  1. A honlanpon a regisztráló természetes személy az erre vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. Tilos a négyzet előre bejelölése.

 

  1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve (vezetéknév, keresztnév), címe, telefonszáma, e-mail, online azonosító.

 

  1. A személyes adatok kezelésének célja:

 

-         a honlapon nyújtott szolgáltatások teljesítése,

-         kapcsolatfelvétel, elektronikus, telefonos, SMS és postai megkereséssel,

-         tájékoztatás termékeinkről, szolgáltatásainkról, szerződési feltételekről, akcióinkról,

-         reklám-küldemény a tájékoztatás során elektronikusan és postai úton,

-         a honlap használatának elemzése, statisztikai adatok kinyerése.

  1. Az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása.

 

  1. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: ügyfélszolgálattal, marketing tevékenységgel kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalók, adatfeldolgozóként megbízott IT szolgáltató tárhelyszolgáltatást végző munkavállalói.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama: a regisztráció/szolgáltatás fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig)

21.§ Hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelés

  1. A honlapon a hírlevél szolgáltatásra regisztráló természetes személy az erre vonatkozó négyzet bejelölésével adhatja meg hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez. Tilos a négyzet előre bejelölése. A feliratkozás során az Adatkezelési tájékoztatót (2.melléklet) egy linkkel elérhetővé kell tenni. A hírlevélről az érintett a hírlevél „Leiratkozás” alkalmazásának használatával, vagy írásban, vagy e-mailben tett nyilatkozattal bármikor leiratkozhat, amely a hozzájárulás visszavonását jelenti. Ilyen esetben a leiratkozó minden adatát haladéktalanul törölni.

 

  1. A kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve (vezetéknév, keresztnév), e-mail.

 

  1. A személyes adatok kezelésének célja:

 

-         hírlevél küldése Társaságunk termékeiről, szolgáltatásairól

-         reklámanyag küldése.

 

  1. Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

 

  1. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: ügyfélszolgálattal, marketing tevékenységével kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalók, adatfeldolgozóként Társaságunk IT szolgáltatója munkavállalói a tárhelyszolgáltatás teljesítése céljából.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama: a hírlevél-szolgáltatás fennállásáig, vagy az érintett hozzájárulása visszavonásáig (törlési kérelméig).

 

22.§ Közösségi irányelvek/Adatkezelés a Hering Rent Kft. Facebook oldalán

  1. Termékeink, szolgáltatásaink megismertetése, népszerűsítése céljából Cégünk Facebook oldalt tart fenn.

 

  1. A Facebook oldalon feltett kérdés nem minősül hivatalosan benyújtott panasznak.

 

  1. A Facebook oldalon a látogatók által közzétett személyes adatokat Társaságunk nem kezeli.

 

  1. A látogatókra a Facebook Adatvédelmi- és Szolgáltatási Feltételei irányadók.

 

  1. Jogellenes, vagy sértő tartalom publikálása esetén a Társaság előzetes értesítés nélkül kizárhatja az érintettet a tagok közül, vagy törölheti hozzászólását.

 

  1. Nem felelünk a Facebook felhasználók által közzétett jogszabályt sértő adattartalmakért, hozzászólásokért. Nem felelünk semmilyen, a Facebook működéséből adódó hibáért, üzemzavarért vagy a rendszer működésének megváltoztatásából fakadó problémáért.

23.§ Direkt marketing célú adatkezelés

  1. Ha külön törvény eltérően nem rendelkezik, reklám természetes személynek, mint reklám címzettjének közvetlen megkeresése módszerével (közvetlen üzletszerzés), így különösen elektronikus levelezés vagy azzal egyenértékű más egyéni kommunikációs eszköz útján – a 2008. évi XLVIII. törvényben meghatározott kivétellel – kizárólag akkor közölhető, ha ahhoz a reklám címzettje előzetesen egyértelműen és kifejezetten hozzájárult.

 

  1. Társaságunk által reklám-címzetti megkeresés céljára kezelhető személyes adatok köre: a természetes személy neve, címe, telefonszáma, e-mail címe, online azonosító.

 

  1. A személyes adatok kezelésének célja a tevékenységünkhöz kapcsolódó direkt marketing (DM) tevékenység folytatása, azaz reklámkiadványok, hírlevelek, aktuális ajánlatok nyomtatott (postai) vagy elektronikus formában (e-mail) történő rendszereres vagy időszakonkénti megküldése a regisztrációkor megadott elérhetőségekre.

 

  1. Az adatkezelés jogalapja: az érintett hozzájárulása.

 

  1. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái: az ügyfélszolgálattal kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozóként Cégünk IT szolgáltatója szerverszolgáltatást végző munkavállalói, postai kézbesítés esetén a Posta vagy egyéb futárszolgálat munkavállalói.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama: a hozzájárulás visszavonásáig.

 

  1. A direkt marketing célú adatkezeléshez való hozzájárulásra a jelen Szabályzat 1.melléklete szerinti adatkérő lap alkalmazható.

 

 

 

  1. V.                FEJEZET

JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK

 

24.§ Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából

  1. A Hering Rent Kft. jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezel adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017.évi CXXVII. tv. 169.§ és 202.§ alapján különösan: adószám, név, cím, adózási státusz, a számvitelről szóló 2000.évi C. törvény 167.§-a alapján: név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.

 

  1. A személyes adatok címzettjei: az adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó munkavállalók és adatfeldolgozók.

 

25.§ Kifizetői adatkezelés

  1. Társaságunk jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó- és járulékkötelezettségek teljesítése (adó-, adóelőleg, járulékok megállapítása, bérszámfejtés, társadalombiztosítási, nyugdíj ügyintézés) céljából kezeli azon érintettek – munkavállalók, családtagjaik, foglalkoztatottak, egyéb juttatásban részesülők – adótörvényekben előírt személyes adatait, akikkel kifizetői (2017: CL. törvény az adózás rendjéről (Art.) 7.§ 31.) kapcsolatban áll. A kezelt adatok körét az Art. 50.§-a határozza meg, külön is kiemelve ebből: a természetes személy adóazonosító jelét, társadalombiztosítási azonosító jelét (TAJ szám). Amennyiben az adótörvények ehhez jogkövetkezményt fűznek, Társaságunk kezelheti a munkavállalók egészségügyi (SZJA tv. 40.§) és szakszervezeti (SZJA 47.§ (2)b.) tagságra vonatkozó adatokat adó- és járulékkötelezettségek teljesítés (bérszámfejtés, társadalombiztosítási ügyintézés) céljából.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.

 

  1. A személyes adatok címzettjei: az adózási, bérszámfejtési, társadalombiztosítási (kifizetői) feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói munkavállalók.

 

 

26.§ A Levéltári törvény szerint marandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés

  1. Társaságunk jogi kötelezettség teljesítése jogcímén kezeli a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995.évi LXVI. törvény (Levéltári törvény) szerint maradandó értékűnek minősülő iratait abból a célból, hogy az irattári anyagunk maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon. Az adattárolás ideje: a közlevéltár részére történő átadásig.

 

  1. A személyes adatok címzettjeire és az adatkezelés egyéb kérdéseire a Levéltári törvény irányadó.

 

27.§ Adatkezelés pénzmosás elleni kötelezettségek teljesítése céljából

  1. A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, pénzmosás és terrorizmus-finanszírozása megelőzése és megakadályozása céljából kezeli ügyfelei, ezek képviselői, és a tényleges tulajdonoknak a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017.évi LIII. törvényben (Pmt.) meghatározott adatait:

- természetes személy családi és utónevét/neveit,

- születési családi és utónevét/neveit,

- állampolgárságát,

- születési helyét,

- idejét,

- anyja születési nevét,

- lakcímét,

- ennek hiányában tartózkodási helyét,

- azonosító okmányának típusát és számát,

- lakcímet, illetve tartózkodást igazoló hatósági igazolvány számát,

- a bemutatott okiratok másolatát. (7.§)

  1. A személyes adatok címzettjei: az ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalók, Társaságunk ügyvezetője és a Társaság Pmt. szerinti kijelölt személye.

 

  1. A személyes adatok tárolásának időtartama az üzleti kapcsolat megszűnésétől, illetve az ügyleti megbízás teljesítésétől számított 8 év. (Pmt. 56.§ (2))

 

  1. VI.              FEJEZET

ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK

 

28.§ Adatbiztonsági intézkedések

  1. Társaságunk valamennyi célú és jogalapú adatkezelése vonatkozásában a személyes adatok biztonsága érdekében köteles megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek a rendelet és az Infotv. érvényre juttatásához szükségesek.

 

  1. Az Adatkezelő az adatokat jogosultsági szintet is tartalmazó felhasználónév és jelszó használatával védi a véletlen vagy jogellenes megsemmisítés, elvesztés, megváltoztatás, sérülés, jogosulatlan nyilvánosságra hozatal vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen.

 

  1. A Hering Rent Kft. a személyes adatokat bizalmas adatként minősíti és kezeli. A munkavállalókkal a személyes adatok kezelésére vonatkozóan titoktartási kötelezettséget ír elő, amelyre a 10. számú melléklet szerinti kikötést kell alkalmazni. A személyes adatokhoz való hozzáférést jogosultsági szintek kialakításával korlátozza.

 

  1. Társaságunk informatikai rendszerét tűzfallal védi, és vírusvédelemmel látja el, mely frissítéséről időszakonként gondoskodik.

 

  1. Az elektronikus adatfeldolgozást, nyilvántartást számítógépes program útján végezzük, amely megfelel az adatbiztonság követelményeinek. A program biztosítja, hogy az adatokhoz csak célhoz kötötten, ellenőrzött körülmények között csak azon személyek férjenek hozzá, akiknek a feladataik ellátása érdekében erre szükségük van.

 

  1. A személyes adatok automatizált feldolgozása során az adatkezelő és az adatfeldolgozó további intézkedésekkel biztosítja:

 

-         a jogosulatlan adatbevitel megakadályozását,

-         az automatikus adatfeldolgozó rendszerek jogosulatlan személyek általi, adatátviteli berendezés segítségével történő használatának megakadályozását,

-         annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy a személyes adatokat adatátviteli berendezés alkalmazásával mely szerveknek továbbították vagy továbbíthatják[u20] ,

-         annak ellenőrizhetőségét és megállapíthatóságát, hogy mely személyes adatokat, mikor és ki vitte be az automatikus adatfeldolgozó rendszerekbe,

-         a telepített rendszerek üzemzavar esetén történő helyreállíthatóságát és 

-         azt, hogy az automatizált feldolgozás során fellépő hibákról jelentés készüljön.

 

  1. A személyes adatok védelme érdekében gondoskodunk az elektronikus úton folytatott bejövő és kimenő kommunikáció ellenőrzéséről.

 

  1. A folyamatban lévő munkavégzés, feldolgozás alatt lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá, a személyzeti, a bér- és munkaügyi és egyéb személyes adatokat tartalmazó iratokat biztonságosan elzárva kell tartani[u21] .

 

 

 

  1. VII.           FEJEZET

ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE

 

29.§ Az adatvédelmi incidens fogalma

  1. Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. (rendelet 4.cikk 12.)

 

  1. A leggyakoribb jelentett incidensek lehetnek például: a laptop vagy mobiltelefon elvesztése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok), adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő-partnerlisták illetéktelen másolása, továbbítása, szerver elleni támadások, honlap feltörése.

 

30.§ Adatvédelmi incidensek kezelése, orvoslása

  1. Adatvédelmi incidensek megelőzése, kezelése, a vonatkozó jogi előírások betartása a Hering Rent Kft. ügyvezetőjének feladata.

 

  1. Az informatikai rendszereken naplózni kell a hozzáféréseket és hozzáférési kísérleteket, és ezeket folyamatosan elemezni kell.

 

  1. Amennyiben az ellenőrzésre jogosult munkavállalók a feladataik ellátása során adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul értesíteniük kell az ügyvezetőt.

 

  1. A munkavállalók kötelesek jelenteni Társaságunk vezetőjének, vagy a munkáltatói jogok gyakorlójának, ha adatvédelmi incidenst, vagy arra utaló eseményt észlelnek.

 

  1. Adatvédelmi incidens bejelenthető a központi e-mail címen, telefonszámon, amelyen a munkavállalók, szerződő partnerek, érintettek jelenteni tudják az alapul szolgáló eseményeket, biztonsági gyengeségeket[u22] .

 

  1. Adatvédelmi incidens bejelentése esetén az ügyvezető – az informatikai, pénzügyi és működési vezető bevonásával – haladéktalanul megvizsgálja a bejelentést, ennek során azonosítani kell az incidenst, el kell dönteni, hogy valódi incidensről, vagy téves riasztásról van szó. Meg kell vizsgálni és meg kell állapítani:

 

-         az incidens bekövetkezésének időpontját és helyét,

-         az incidens leírását, körülményeit, hatásait,

-         az incidens során kompromittálódott adatok körét, számosságát,

-         a kompromittálódott adatokkal érintett személyek körét,

-         az incidens elhárítása érdekében tett intézkedések leírását,

-         a kár megelőzése, elhárítása, csökkentése érdekében tett intézkedések leírását.

  1. Adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az érintett rendszereket, személyeket, adatokat, be kell határolni és el kell különíteni és gondoskodni kell az incidens bekövetkezését alátámasztó bizonyítékok begyűjtéséről és megőrzéséről. Ezt követően lehet megkezdeni a károk helyreállítását és a jogszerű működés visszaállítását.

 

31.§ Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

  1. Az adatvédelmi incidensekről nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza:
  2. az érintett személyes adatok körét,
  3. az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát,
  4. az adatvédelmi incidens időpontját,
  5. az adatvédelmi incidens körülményeit, hatásait,
  6. az adatvédelmi incidens orvoslására megtett intézkedéseket,
  7. az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat.

 

  1. A nyilvántartásban szereplő adatvédelmi incidensekre vonatkozó adatokat 5 évi meg kell őrizni.

 

  1. VIII.         FEJEZET

AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI

 

32.§ Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól

-         Előzetes tájékozódáshoz való jog

-         Az érintett hozzáférési joga

-         A helyesbítéshez való jog

-         A törléshez való jog (elfeledtetéshez való jog)

-         Az adatkezelés korlátozásához való jog

-         A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség

-         Az adathordozhatósághoz való jog

-         A tiltakozáshoz való jog

-         Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

-         Korlátozások

-         Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

-         A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog (hatósági jogorvoslathoz való jog)

-         Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog

33.§ Részletes tájékoztatás az érintett jogairól

  1. A.    Rendelkezésre bocsátandó információk, ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik
  2. Ha az érintettre vonatkozó személyes adatokat az érintettől gyűjtik, az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információk mindegyikét:

-         az adatkezelő képviselőjének kilétét és elérhetőségét,

-         a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja,

-         a rendelet 6.cikk (1) bekezdésének f) pontján (jogos érdek érvényesítés) alapuló adatkezelés esetén, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekei,

-         adott esetben a személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái,

  1. Ha az adatkezelő a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és a (2) bekezdésben említett minden releváns kiegészítő információról.

 

  1. Az 1-3. pontok nem alkalmazandó, ha és amilyen mértékben az érintett már rendelkezik az információkkal. (rendelet 13.cikk)

 

  1. B.    Rendelkezésre bocsátandó információk, ha a személyes adatokat nem az érintettől szerezték meg
  2. Ha a személyes adatokat nem az érintettől szerezték meg, az adatkezelő az érintett rendelkezésére bocsátja a következő információkat:

-         az adatkezelő képviselőjének kilétét és elérhetőségét,

-         a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja,

-         az érintett személyes adatok kategóriái,

-         a személyes adatok címzettjei, kategóriái.

 

  1. Az 1. pontban említett információk mellett az adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában, annak érdekében, hogy a tisztességes és átlátható adatkezelést biztosítsa, az érintettet a következő kiegészítő információkról tájékoztatja:

-         a személyes adatok tárolásának időtartamáról, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjairól,

 

-         az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról,

-         a rendelet 6.cikk (1) bekezdésének f) pontján (jogos érdek) alapul, az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeiről,

-         az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat a személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való joga,

-         a rendelet 6.cikk (1) bekezdésének a) pontján (az érintett hozzájárulása) vagy a 9.cikk (2) bekezdésének a) pontján (az érintett hozzájárulása) alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás bármely időpontban való visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét,

-         a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról,

-         a személyes adatok forrása és adott esetben az, hogy az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak-e és

-         a rendelet 22.cikk () és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozóan érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel bír.

 

  1. Az adatkezelő az 1. és 2. pont szerinti tájékoztatást az alábbiak szerint adja meg:

-         a személyes adatok kezelésének konkrét körülményeit tekintetbe véve a személyes adatok megszerzésétől számított ésszerű határidőn, de legkésőbb egy hónapon belül,

-         ha a személyes adatokat az érintettel való kapcsolattartás céljára használják, legalább az érintettel való első kapcsolatfelvétel alkalmával, vagy

-         ha várhatóan más címzettel is közlik az adatokat, legkésőbb a személyes adatok első alkalommal való közlésekor.

 

  1. Ha az adatkezelő a személyes adatokon a megszerzésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatnia kell az érintettet erről az eltérő célról és a 2. pontban említett minden releváns kiegészítő információról.
  2. 1-4. pontot nem kell alkalmazni, ha és amilyen mértékben:

-         az érintett már rendelkezik az információkkal,

-         a szóban forgó információk rendelkezésre bocsátása lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényelne, különösen a közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, a rendelet 89.cikk (1) bekezdésében foglalt feltételek és garanciák figyelembevételével végzett adatkezelés esetében, vagy amennyiben az e cikk (1) bekezdésében említett kötelezettség valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezen adatkezelés céljainak elérését. Ilyen eseteken az adatkezelőnek megfelelő intézkedéseket kell hoznia – az információk nyilvánosan elérhetővé tételét is ideértve – az érintett jogainak, szabadságának és jogos érdekeinek védelme érdekében,

-         az adat megszerzését vagy közlését kifejezetten előírja az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog, amely az érintett jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedésekről rendelkezik, vagy

-         a személyes adatoknak valamely uniós vagy tagállami jogban előírt szakmai titoktartási kötelezettség alapján, ideértve a jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettséget is, bizalmasnak kell maradnia. (rendelet 14.cikk)

Az érintett hozzáférési joga

  1. Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

-         az adatkezelés céljai,

-         az érintett személyes adatok kategóriái,

-         azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket,

-         adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai,

-         az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen,

-         a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga,

-         ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ,

-         a rendelet 22. cikk (1) és (4) bekezdésében említett automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.

 

  1. Ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozóan a rendelet 46. cikk szerinti megfelelő garanciákról.

 

  1. Az adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért az Adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri. A másolat igénylésérre vonatkozó jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. (rendelet 15.cikk)

 

A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

  1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

-         a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték,

-         az érintett visszavonja a rendelet 6.cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében az adatkezelés alapján képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja,

-         az érintett a rendelet 21. cikk (1) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelése ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a 21. cikk (2) bekezdése alapján tiltakozik az adatkezelés ellen,

-         a személyes adatokat jogellenesen kezelték,

-         a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell,

-         a személyes adatok gyűjtésére a rendelet 8. cikk (1) bekezdésében említett, információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

 

  1. Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és az előbbi 1. pont értelmében azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az észszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, tájékoztassa az adatokat kezelő Adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

 

  1. Az 1. és 2. pont nem alkalmazandó, amennyiben az adatkezelés szükséges:

 

-         a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából,

-         a személyes adatok kezelését előíró, az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából,

-         a rendelet 9. cikk (2) bekezdése h) és i) pontjának, valamint a 9. cikk (3) bekezdésének megfelelően a népegészségügy területét érintő közérdek alapján,

-         a rendelet 89. cikk (1) bekezdésével összhangban a közérdekű archiválás céljából, tudomás és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben az 1. pontban említett jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné, vagy  komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést, vagy

-         jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez. (rendelet 17. cikk)

Az adatkezelés korlátozásáéhoz való jog

  1. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

-         az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát,

-         az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását,

-         az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy

-         az érintett a rendelet 21. cikk (1) bekezdése szerint tiltakozott az adatkezelés ellen, ez eseteben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élvezne-e az érintett jogos indokaival szemben.

 

  1. Ha az adatkezelés az 1. pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

 

  1. Az Adatkezelő az érintettet, akinek a kérésére az 1. pont alapján korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja. (rendelet 18. cikk)

 

 

 

      Az adathordozhatósághoz való jog

  1. Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik Adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az Adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha:

-         az adatkezelés a rendelet 6. cikk (1) bekezdésének a) pontja vagy a 9. cikk (2) bekezdésének a) pontja szerinti hozzájáruláson, vagy a 6. cikk (1) bekezdésének b) pontja szerinti szerződésen alapul, és

-         az adatkezelés automatizált módon történik.

 

  1. Az adatok hordozhatóságához való jog 1. pont szerinti gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok Adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

 

  1. E jog gyakorlása nem sértheti a rendelet 17. cikkét Az említett jog nem alkalmazandó abban az esetben, ha az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítványai gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges.

 

  1. Az 1. pontban említett jog nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait. (rendelet 20. cikk)

 

A tiltakozáshoz való jog

  1. Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a rendelet 6. cikk (1) bekezdésének e) pontján (az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges) vagy f) pontján (az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges) alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erőjű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságával szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

 

  1. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik.

 

  1. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

 

  1. az 1. és 2. pontokban említett jogra legkésőbb az érintettel való első kapcsolatfelvétel során kifejezetten fel kell hívni annak figyelmét és az erre vonatkozó tájékoztatást egyértelműen és minden más információtól elkülönítve kell megjeleníteni.

 

  1. Az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokigénybevételéhez kapcsolódóan és a 2002/58/EK irányelvtől eltérve az érintett a tiltakozáshoz való jogot műszaki előírásokon alapuló automatizált eszközökkel is gyakorolhatja.

 

  1. Ha a személyes adatok kezelésére a rendelet 89. cikk (1) bekezdésének megfelelően tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhasson a rá vonatkozó személyes adatok kezelése ellen, kivéve, ha az adatkezelésre közérdekű okból végzett feladat végrehajtása érdekében van szükség.

 

 

Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

  1. Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

 

  1. Az 1. pont nem alkalmazandó abban az esetben, ha a döntés:

-         az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges,

-         meghozatalát az Adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságának, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít, vagy

-         az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

 

  1. A 2. pont a) és c) pontjában említett esetekben az Adatkezelő köteles megfelelő intézkedéseket tenni az érintett jogainak, szabadságának és jogos érdekeinek védelme érdekében, ideértve az érintettnek legalább azt a jogát, hogy az Adatkezelő részéről emberi beavatkozást kérjen, álláspontját kifejezze, és a döntéssel szemben kifogást nyújtson be.

 

  1. A 2. pontban említett döntések nem alapulhatnak a személyes adatoknak a rendelet 9. cikk (1) bekezdésében említett különleges kategóriáin, kivéve, ha a 9. cikk (2) bekezdésének a) vagy g) pontja alkalmazandó, és az érintett jogainak, szabadságának és jogos érdekeinek védelme érdekében megfelelő intézkedések megtételére került sor. (rendelet 22. cikk)

Korlátozások

  1. Az Adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel korlátozhatja a rendelet 12-22. cikkben és a 34. cikkben foglalt, valamint a 12-22. cikkben meghatározott jogokkal és kötelezettségekkel összhangban lévő rendelkezései tekintetében az 5. cikkben foglalt jogok és kötelezettségek hatályát, ha a korlátozás tiszteletben tartja az alapvető jogok és szabadságok lényeges tartalmát, valamint az alábbiak védelméhez szükséges és arányos intézkedés egy demokratikus társadalomban:

-         nemzetbiztonság,

-         honvédelem,

-         közbiztonság,

-         bűncselekmények megelőzése, nyomozása, felderítése vagy a vádeljárás lefolytatása, illetve büntetőjogi szankciók végrehajtása, beleértve a közbiztonságot fenyegető veszélyekkel szembeni védelmet és e veszélyek megelőzését,

-         az érintett védelme vagy mások jogainak és szabadságának védelme,

-         polgári jogi követelések érvényesítése.

 

  1. Az 1. pontban említett jogalkotási intézkedések adott esetben részletes rendelkezéseket tartalmaznak legalább:

-         az adatkezelés céljaira vagy az adatkezelés kategóriáira,

-         a személyes adatok kategóriáira,

-         a bevezetett korlátozások hatályára,

-         a visszaélésre, illetve a jogosulatlan hozzáférésre vagy továbbítás megakadályozását célzó garanciákra,

-         az Adatkezelő meghatározására vagy az Adatkezelők kategóriáinak meghatározására,

-         az adattárolás időtartamára, valamint az alkalmazandó garanciákra, figyelembe véve az adatkezelés vagy az adatkezelési kategóriák jellegét, hatályát és céljait,

-         az érintettek jogait és szabadságát érintő kockázatokra, és

-         ha az érintettek arra vonatkozó jogára, hogy tájékoztatást kapjanak a korlátozásról, kivéve, ha ez hátrányosan befolyásolhatja a korlátozás célját.

Az érintett tájékoztatása az adatvédelmi incidensről

  1. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságára nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.

 

  1. Az 1. pontban említett, az érintett részére adott tájékoztatásban világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell legalább a rendelet 33. cikk (3) bekezdésének b), c) és d) pontjában említett információkat és intézkedéseket.

 

  1. Az érintettet nem kell az 1. pontban említettek szerint tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyik teljesül:

-         az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása -, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat.

-         az Adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságára jelentett, az 1. pontban említett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg,

-         a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk úján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

 

  1. Ha az Adatkezelő még nem értesítette az érintettet az adatvédelmi incidensről, a felügyeleti hatóság, miután mérlegelte, hogy az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár-e, elrendelheti az érintett tájékoztatását, vagy megállapíthatja a 3. pontban említett feltételek valamelyikének teljesülését. (rendelet 34. cikk)

 

A felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való jog

  1. Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban -, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti e rendeletet. Társaságunk tevékenységi helyének megfelelő hatóság: Nemzeti Adatkezelés és Információszabadság Hatóság (ugyfelszolgalat@naih.hu; H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c)

 

  1. Az a felügyeleti hatóság, amelyhez a panaszt benyújtották, köteles tájékoztatni az ügyfelet a panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről és annak eredményéről, ideértve azt is, hogy a rendelet 78. cikk alapján az ügyfél jogosult bírósági jogorvoslattal élni. (rendelet 77. cikk)

 

A felügyeleti hatósággal szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog

  1. Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden természetes és jogi személy jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra a felügyeleti hatóság rá vonatkozó, jogilag kötelező erejű döntésével szemben.

 

  1. Az egyéb közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult a hatékony bírósági jogorvoslatra, ha a rendelet 55. vagy 56. cikk alapján illetékes felügyeleti hatóság nem foglalkozik a panasszal, vagy három hónapon belül nem tájékoztatja az érintettet a 77. cikk alapján benyújtott panasszal kapcsolatos eljárási fejleményekről vagy annak eredményéről.

 

  1. A felügyeleti hatósággal szembeni eljárást a felügyeleti hatóság székhelye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani.

 

  1. Ha a felügyeleti hatóság olyan döntése ellen indítanak eljárást, amellyel kapcsolatban az egységességi mechanizmus keretében a Testület előzőleg véleményt bocsátott ki vagy döntést hozott, a felügyeleti hatóság köteles ezt a véleményt vagy döntést a bíróságnak megküldeni. (rendelet 78. cikk)

 

 

 

Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni hatékony bírósági jogorvoslathoz való jog

  1. A rendelkezésre álló közigazgatási vagy nem bírósági útra tartozó jogorvoslatok -köztük a felügyeleti hatóságnál történő panasztételhez való, rendelet 77. cikk szerinti jog- sérelme nélkül, minden érintett hatékony bírósági jogorvoslatra jogosult, ha megítélése szerint a személyes adatainak e rendeletnek nem megfelelő kezelése következtében megsértették az e rendelet szerinti jogait.

 

  1. Az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szembeni eljárást az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága előtt kell megindítani. Az ilyen eljárás megindítható az érintett szokásos tartózkodási helye szerinti tagállam bírósága előtt is, kivéve, ha az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó valamely tagállamnak a közhatalmi jogkörében eljáró közhatalmi szerve. (rendelet 79. cikk)

 

 

 

 

 

 

  1. IX.              FEJEZET

AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE, AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI

 

33.§ Intézkedések az érintett kérelme alapján

  1. A Társaságunk, mint adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a jogai gyakorlására irányuló kérelme nyomán hozott intézkedésekről.

 

  1. szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

 

  1. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megandi, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.

 

  1. Ha az Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

 

  1. Társaságunk, mint Adatkezelő a rendelet 13. és 14. cikk szerinti információkat és az érintett jogairól szóló tájékoztatást (rendelet 15-22. és 34. cikk) és intézkedést díjmentesen biztosítja. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy -információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:

-         6.350 Ft összegű díjat számíthat fel, vagy

-         megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.

A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Adatkezelőt terheli.

 

  1. Ha Társaságunknak, mint Adatkezelőnek megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

 

  1. X.                FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

 

34.§ A Szabályzat megállapítása és módosítása

A Szabályzat megállapítására és módosítására a Társaság ügyvezetője jogosult.

 

35.§ Intézkedések a Szabályzat megismertetésére

E Szabályzat rendelkezéseit meg kell ismertetni a Hering Rent Kft. valamennyi munkavállalójával (foglalkoztatottjával), és a munkavégzésre irányuló szerződésekben elő kell írni, hogy betartása és érvényesítése minden munkavállaló (foglalkoztatott) lényes munkaköri kötelezettsége. A munkaszerződési kikötés mintája jelen Szabályzat 10. számú melléklete tartalmazza.

 

 

 

 

 

 


 [u1]Célszerű minden szolgáltatásra kiterjedő nyilatkozatot kérni a 4. pont miatt.

 [u2]pl. az értékesítésnek megadott adatkezelési nyilatkozat alapján telefonszám, e-mail nem adható át marketing, vagy szervízszolgáltatás részére

 [u3]pl. szervízszolgáltatáshoz, alkatrészvásárláshoz

 [u4]írásban anonimitás kérése

 [u5]pl. számviteli nyilvántartási kötelezettség az alapbizonylatokra vonatkozóan 8 év (számla, pénztár, szerződés)

 [u6]Célszerű egy állandó admint kijelölni erre a célra.

 [u7]Pl. pénzmosási törvény, új autó vásárlása esetén adatszolgáltatás a NAV felé

 [u8]Betegszabadság, táppénz, szakszervezeti tagsági díj fizetése.

 [u9]pl. rendszeres autóvezetéstől terhelt személy részére alvásvizsgálat

 [u10]már meglévő jogviszonyon alapuló munkaköri változás

 [u11]Ezt a mellékletet még létre kell hozni.

 [u12]Távoli asztalról végzett ellenőrzés szabálytalan, a munkavállalónak nincs lehetősége a tényfeltárást igazolni

 [u13]pl. a magáncélú levelezésre fordított idő hátrányosan érinti a munkáltatót, aránytalan a teljesítményhez mérten a bér és egyéb jellegű juttatás kifizetése, vagy a munkáltató üzleti érdekeit sértő információk, üzleti titkok kerültek ki a levelezésen/külső adathordozón keresztül

 [u14]Indokolt írásban felszólítani, hogy a munkaügyi anyagában szerepeljen.

 [u15]Incidenskezelés

 [u16]pl. facebook, twitter, egyéb csevegők használata, szerencsejáték, stb.

 [u17]pl. biztonsági szolgálat, portaszolgálat, információs pult

 [u18]pl. valamilyen károkozás, bűncselekmény elkövetése

 [u19]segítséget kérek, hogy milyen adatok gyűjthetők le a blokkolóval

 [u20]pl. PTGSZLA bevallás készítése havonta a magánszemély nagyértékű vásárlókról

 [u21]Nem csak az irattározott, hanem az használatban lévő személyes adatokat tartalmazó bevallásokat, jelentéseket is el kell zárni.

 [u22]Létre kell hozni egy e-mail címet az incidensek jelentésére. SZEMÉLYES E-MAIL CÍM NEM JÓ!



Ugrás az oldal tetejére